This page was exported from De Professionele Dialoog [ https://www.hartgerwassink.nl ]
Export date: Thu Aug 22 4:48:45 2019 / +0200 GMT

De casus ‘Prof. B.’ en Policy Governance




Van de week kreeg ik de vraag uit mijn netwerk hoe ik met een Policy Governance-bril naar de casus ‘Prof. B.' kijk. Wat is hier de verantwoordelijkheid van de raad van toezicht? Was de casus te voorkomen geweest, als je de principes van Policy Governance volgt? Interessante vraag waar ik graag op in ga. Ik ga de casus niet herhalen, daar is genoeg over gezegd. Ook wat de Policy Governance-principes precies zijn, ga ik hier niet uitgebreid bespreken.

Toezicht op calamiteiten

Voor de duidelijkheid, met 'Prof. B.' bedoel ik de hoogleraar die seksueel grensoverschrijdend gedrag vertoonde, niet ex-rector magnificus Van den B. die het niet zo nauw nam met bronverwijzingen in haar toespraken–de affaires in Amsterdam volgen elkaar sneller op dan ik kan analyseren.

Hoe dan ook. De casus vind ik interessant, omdat het licht werpt op de rol van de raad van toezicht bij calamiteiten. Daar is gek genoeg veel onduidelijkheid over. Terwijl het de hoofdtaak van de RvT is om toezicht te houden, krijg ik als adviseur vaak de vraag hoe en op welk moment een RvT kan interveniëren. Veel RvT's en RvC's hebben dat helaas niet scherp. Dat is onhandig als er onverwacht iets gebeurt, waarbij snel handelen geboden is.
En er gebeurt nogal eens iets onverwachts: de #metoo-affaire van chefdirigent Gatti waarmee het Concertgebouworkest geconfronteerd werd bijvoorbeeld, het examendrama bij VMBO Maastricht vorig jaar, en nu dus het naar buiten komen van het verhaal rond prof. B. aan de UvA. Hoe kun je als RvT hierop voorbereid zijn, en slagvaardig handelen, in de juiste rol? Dat klinkt paradoxaal, want een RvT handelt niet, of althans nauwelijks. Totdat het nodig is, en dan zal het slagvaardig moeten zijn. Ik kom daar straks op terug.

Het belang van ijkpunten

De vraag naar de verantwoordelijkheid is simpel, maar niet eenvoudig. Simpel, omdat de RvT samen met het CvB verantwoordelijk is voor alles. Dus ook voor een affaire zoals deze. Wel ieder vanuit hun goede rol natuurlijk, en dat blijkt dan weer niet eenvoudig. Dan is de vraag: hoe kan de RvT tijdig de goede verantwoordelijkheid nemen?Het meest korte antwoord op deze vraag is: zorg dat je ijkpunten hebt om het beleid op te beoordelen. Aan die ijkpunten, ook wel criteria genoemd, of beleidsuitspraken, policies in het Engels, ontleend het Policy Governance-systeem zijn naam. Zonder policies werkt de RvT bij iedere situatie naar bevind van zaken. Dat kan een bewuste keuze zijn. Maar het betekent wel, dat je als RvT bij iedere ‘zaak' dan iets moet ‘bevinden'. Dat kost tijd. En zoals we al zagen, bij calamiteiten is die tijd er vaak niet. Dus dan is zo'n ‘bevind van zaken'-systeem misschien niet zo handig.
IJkpunten helpen, om van te voren prioriteiten te stellen in waar het toezicht zich op richt, in inhoudelijke zin. Ze maken de verwachtingen van RvT en CvB over en weer helder. En ze dwingen de RvT (samen met CvB) van te voren na te gaan op welke waarden in de omgevingen ze die verwachtingen (en bijbehorende normen) baseren. Enkele codes goed bestuur, onder andere die van de VO-raad (richtlijn 24) en de PO-raad (artikel 21), vragen het intern toezichtsorgaan dergelijke ijkpunten te formuleren. Lang niet alle RvT's doen dat overigens, waarschijnlijk omdat het best veel werk is, schijnbaar zonder al te veel urgentie (totdat er iets gebeurt natuurlijk). De code goed bestuur van de VSNU kent een dergelijke bepaling niet. Of de RvT van de UvA inhoudelijke ijkpunten gebruikt weet ik niet. Ik vermoed van niet, omdat er niets over op de website staat en in alle berichtgeving er niet naar gerefereerd is.

Wat kan toezicht voorkomen?

Een interessante vraag in het kader van Policy Governance is dan nog: was de casus ‘Prof. B.' nu te voorkomen geweest, als de RvT van de UvA wel ijkpunten zou hebben gehanteerd? Kort antwoord: nee, dan was het nog niet 100% te voorkomen. Maar, iets langer antwoord: de kans dat het minder lang doorgegaan was, is wel groter. Laat me dit uitleggen. 
Omdat een RvT niet zelf handelt, kan het niets actief voorkomen of veroorzaken. De RvT kan alleen achteraf oordelen over het beleid van de bestuurder (afgezien van enkele wettelijke bevoegdheden zoals de begroting, strategisch beleid en fusie of opheffing). Wel kan de RvT van te voren zo helder mogelijk zijn naar het CvB waarover de raad wil kunnen oordelen: de ijkpunten.
Die ijkpunten stelt de RvT niet eenzijdig vast, maar in samenspraak met het CvB, en met oog voor het maatschappelijk belang van de instelling. Wat belangrijke ijkpunten zijn, hangt af van beheersmatige aspecten die te maken hebben met de continuïteit van de organisatie, en van waardegeladen aspecten die te maken hebben met de identiteit, de ‘kleur', de maatschappelijke meerwaarde van de organisatie. Hier gaat het ook over ethiek: wat vinden we wel en niet normaal in de omgang met elkaar? Hoe willen we dat er met mensen wordt omgegaan?

Scenario's in het geval van ‘prof B.'

Stel nu dat de RvT een ijkpunt had afgesproken met het CvB over ethisch handelen in de organisatie. Bijvoorbeeld: ‘Het CvB voorkomt dat iemand binnen de UvA zich onveilig voelt.' Zo'n ijkpunt is dan geen bezweringsformule (100% voorkomen kan niet), noch een ‘key performance indicator' (het is onzin om het bestuur op voorhand vast te pinnen op een bepaald maximum). Zo'n ijkpunt wil niets meer of minder zeggen, dat RvT en CvB afspreken op gezette tijden (meestal eens per jaar) een rapportage te bespreken van het CvB over de mate waarin die situaties zich voordoen.
Doordat het ijkpunt er is, en het CvB erover rapporteert aan de RvT, zal het CvB minimaal eens per jaar aan vertrouwenspersonen, decanen en andere relevante functionarissen moeten vragen of er zich dergelijke situaties hadden voorgedaan. En  minimaal eens per jaar een gesprek hierover hebben met de RvT, op basis van concrete gegevens.
Bij zo'n periodieke rapportage was het gesprek tussen CvB en RvT er dan over gegaan, wat een redelijke norm is, wat betreft het aantal meldingen. Ook weer: dat is geen hard gegeven, maar wel belangrijk dat regelmatig te bespreken. Stel nu dat stelselmatig blijkt dat op een faculteit het aantal meldingen hoog is. Dan was het CvB vast op onderzoek uitgegaan: wat is daar aan de hand? Dan was het wellicht eerder aan het licht gekomen. En had het CvB kunnen ingrijpen.
Maar stel nu, dat er geen meldingen plaatsvinden door de slachtoffers, juist omdat ze bang zijn voor repercussies. Wel zijn er de geruchten en die bereiken ook het CvB. Dan heeft het CvB dat ijkpunt (‘voorkomen dat iemand zich onveilig voelt') als houvast om in gesprek te gaan met decanen. Want het CvB weet, dat als de geruchten inderdaad waar zijn, en het CvB zich zal moeten verantwoorden bij de RvT, dat het CvB een probleem heeft als blijkt dat het jarenlang die geruchten heeft genegeerd. Zo'n ijkpunt helpt dan, om het CvB aan te sporen al in een vroeg stadium geruchten te onderzoeken.  Dan was er misschien ook eerder duidelijk geworden wat de ernst van de situatie was, en was er geïntervenieerd door het CvB. Niet ad hoc, maar op basis van een ijkpunt. Iets waarvan CvB en RvT al van te voren, op basis van het afwegen van de belangen van de instelling en de maatschappij, hadden bepaald dat het belangrijk is om regelmatig bij stil te staan.

De RvT als werkgever

Een ijkpunt helpt dus op twee manieren om het CvB, in dialoog met de RvT als bestuurlijke 'tegenhanger', telkens opnieuw te laten kijken naar een thema als onveiligheid op de instelling. In de eerste plaats, omdat het aansluit bij de waarden van de instelling, omdat het (hopelijk) door RvT en CvB intrinsiek van belang gevonden wordt, dat hier geen misstanden plaatsvinden. 
En in de tweede plaats, omdat de RvT uiteindelijk als werkgever het CvB hierop beoordeelt. Dat vinden we soms een ongemakkelijk thema om over te praten, maar juist daarom is het belangrijk dit zorgvuldig te regelen. IJkpunten helpen daarbij: ze zijn de aspecten waarop CvB en RvT van te voren hebben afgesproken, dat er beoordeling op mag plaatsvinden. Ook weer: in de eerste plaats vanuit waarden gedacht. Maar als het eenmaal is vastgelegd, is het ook een formele stok achter de deur.

Interventies van de RvT?

Merk overigens op, dat in beide scenario's die ik hierboven beschreef, de RvT nauwelijks een actieve rol had gehad. Omdat het CvB al pro-actief gehandeld had. Ook weer: omdat van te voren al het ijkpunt was besproken. En dat is precies de verantwoordelijkheid van de RvT: ervoor zorgen dat er ijkpunten zijn, en daar stelselmatig verantwoording op vragen.
De RvT was wel in actie gekomen, als de meldingen niet gedaan waren, als het CvB aanhoudende geruchten telkens had genegeerd; en dat er uiteindelijk toch iets serieus mis bleek te zijn. Dat zou voor de RvT reden zijn om het CvB, met verwijzing naar het ijkpunt, te vragen zich te verantwoorden. Wat vind het CvB hier een redelijke norm, als het gaat om het gevoel van veiligheid van medewerkers en studenten? Dan had het CvB zich moeten uitspreken. Vond het CvB het acceptabel, een hoogleraar met wat bijzonder gedrag? Of zou het CvB hebben toegegeven dat ze het niet acceptabel had gevonden, en daarmee ook dat ze onvoldoende verantwoordelijkheid had genomen?
In beide gevallen heeft de RvT zijn eigen afweging te maken. Wat vinden zij redelijk in dit geval? Zijn er omstandigheden om de nalatigheid van het CvB te accepteren? Als die er niet zijn, is er een helder oordeel te vellen, en dat zal negatief zijn. Ook weer: dat zal ongemakkelijk zijn, maar het is op dat moment wel de rol van de RvT. Of het direct tot ontslag leidt, is overigens een aparte vraag. In ieder geval is het een negatief punt bij de jaar-beoordeling. Dat hoeft dan voor het CvB geen verrassing te zijn: het was immers van te voren al besproken dat dit een belangrijk punt was om een oordeel over uit te spreken?

Opnieuw: toezicht bij calamiteiten

Tot slot: merk op, dat dit alles in een relatief kort tijdsbestek kan plaatsvinden, als er zich een calamiteit voordoet. Het ijkpunt zou er al zijn. De bijbehorende norm die RvT en CvB redelijk vinden ook, omdat dit op basis van het ijkpunt regelmatig onderwerp van gesprek is geweest. De gegevens zijn in dat geval ook snel op te vragen, dat is namelijk al vaker gedaan. De rapportage van het CvB kan er binnen een dag zijn. Het oordeel van de RvT, als het om een zwaarwegende zaak gaat, een of twee dagen later. Dan is er binnen enkele dagen een heldere rapportage van het CvB, en een gefundeerd oordeel van de RvT en zijn er wellicht consequenties getrokken. Ieder heeft z'n eigen rol genomen en samen kunnen ze aan de samenleving zien dat ze hun verantwoordelijkheid serieus nemen.

Post date: 2019-06-06 00:04:43
Post date GMT: 2019-06-05 22:04:43
Post modified date: 2019-06-06 15:56:31
Post modified date GMT: 2019-06-06 13:56:31
Powered by [ Universal Post Manager ] plugin. HTML saving format developed by gVectors Team www.gVectors.com